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ITアウトソーシングのメリット・デメリット

2022.04.19
ITアウトソーシング

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2018年に働き方改革関連法が成立し現在では様々な働き方が日本の企業で取り組まれております。そしてその様々な働き方に対応するためにはIT活用が必須です。そこで注目されているのがITアウトソーシングです。本記事ではそのITアウトソーシングのメリット・デメリットをご紹介いたします。

  1. ITアウトソーシングとは
  2. ITアウトソーシングが注目されている理由
  3. ITアウトソーシングのメリット
  4. ITアウトソーシングのデメリット
  5. まとめ

1.ITアウトソーシングとは

まずITアウトソーシングとは社内の情報システム業務を外部に委託することです。具体的には図1の様なPC関連、アカウント管理、セキュリティ等の業務があります。企業によって異なる部分はございますが、これらを外部に委託します。

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図1.主な情報システム業務

 

2.ITアウトソーシングが注目されている理由

ITアウトソーシングが注目されている理由は下記の二つになります。

 

①様々な働き方に対応するため

冒頭にもお伝えしましたが、様々な働き方が日本の企業で取り組まれており、その基盤となるのがITの活用です。しかし社内の情報システム担当者に知見やノウハウがなかったり、そもそも専任の情報システム担当者がいなければその新しい働き方の環境を構築することも難しいです。そこでITアウトソーシングを活用すれば知見やノウハウのある担当SEの力を借り、新しい働き方の環境を構築することができます。

 

②ひとり情シスまたは専任担当者不在

多くの中小企業は情報システム担当者が一人(ひとり情シス)、または専任担当者が不在で他の業務と兼務されている企業がほとんどです。兼務の方は他の業務もありますので情報システムに関する知見やノウハウを身に付けることが難しいと思います。このひとり情シスや兼務の方は主に下記の三つの悩みを抱えております。

 

  ・PCや業務システム等、端末やアカウントの管理が大変
  ・社員のトラブル対応に追われる
  ・知見やノウハウがない

 

この後の項目の「ITアウトソーシングのメリット」にも記載させていただいておりますが、上記の悩みを担当SEが解決してくれます。

 

3.ITアウトソーシングのメリット

ではここからITアウトソーシングのメリットをご紹介いたします。

 

①ひとり情シスまたは兼務担当者の悩みから解放される

ITアウトソーシングが注目されている理由でもご紹介しましたが、ひとり情シスまたは兼務担当者の方には「PCや業務システム等、端末やアカウントの管理が大変」「社員のトラブル対応に追われる」「知見やノウハウがない」という悩みがありました。ITアウトソーシングではお客様ごとに担当SEが付きますので、担当SEがその悩みを解決してくれます。

「PCや業務システム等、端末やアカウントの管理が大変」という点では担当SEが社員のPCやアカウントなどを管理します。また必要に応じて新しく社員が入社される際にはPCやスマートフォンのキッティング※1も行います。「社員のトラブル対応に追われる」というお悩みについても担当SEが内容を聞いて、解決策を電話やメールでお送りします。「知見やノウハウがない」いう点でも、担当SEはもちろんそのバックヤードにはサーバーやネットワーク、セキュリティ等に関する各分野のスペシャリストがいますので、高度な課題についても対応する事が可能です。

※1.キッティング

従業員用のPCに適切なアカウントを割り当てて業務で利用する環境を整え、周辺機器の接続確認を含め全て確認済みの状態で用意すること

 

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図2.各悩みに対して担当SEが対応

 

②メイン業務に注力することができる

二つ目のメリットはメインの業務に注力できるという点です。 先ほどのメリットに繋がるかもしれませんが、今までの業務を担当SEに任せて、本来のメイン業務に集中することができます。 ひとり情シスの方であれば企業の成長に伴いIT活用というのは変わってくると思いますので、今後のIT戦略の立案など社内の情報システム担当者でないとできないメイン業務、兼務の方は本来のご自分の業務に集中することができます。

 

4.ITアウトソーシングのデメリット

ではここからITアウトソーシングのメリットをご紹介いたします。

 

①社内にノウハウが残らない

まず一つ目のデメリットは社内にノウハウが残らないという点です。今までひとり情シスや兼務の方が行ってきた業務をお客様担当のSEが行うことになるので、担当SEに何をやってもらったかを社内でしっかりとした対応履歴を残さないと、いつ何が起きたのか、どのように解決したか等、お客様企業としてもITや情報システムに対するノウハウが残らず、情報システム担当者や社員のITリテラシーが高まりません。

 

②パッケージサービスが多いので不要なサービスも付帯してコストが高くなる可能性がある

次のデメリットはITアウトソーシングではパッケージサービスであることが多いので不要なサービスも付帯してコストが高くなる可能性があるという点です。ITや情報システム業務は企業によって異なり、アウトソースしたい業務も異なります。そこである企業がITアウトソーシングを検討していて「サーバー管理」、「障害時復旧支援」、「PCキッティング」のサービスを必要していたとします。しかし様々なITアウトソーシングサービスを提供している企業のサービス内容を調べた結果、実際に契約するとなると「サーバー管理」、「障害時復旧支援」、「PCキッティング」のみのパッケージはありませんでした。例えばあるITアウトソーシングサービス提供企業でこの3つを網羅しているパッケージを選ぶとなると「停電対応」と「レポート作成」も付帯してきてしまいます。「停電対応」と「レポート作成」は必要としていないので、このまま契約すると「停電対応」と「レポート作成」の部分のコストが無駄になってしまいます。

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図3. 無駄なコストが発生する可能性がある

5.まとめ

働き方改革が進み、社員により良い業務環境を提供するにはIT活用が必須です。そのより良い業務環境を提供するのが情報システム担当者の役割ではありますが、担当者がひとりであったり兼務されているとなかなか環境づくりが上手くいきません。そこでITアウトソーシングで外部の力を借り、働き方改革を推進していくことは業務効率化や社員の満足度向上にも繋がります。しかしITアウトソーシングにはメリット・デメリットがあり、この部分をしっかりと把握していないと導入しても想定していた効果は生まれにくいです。メリット・デメリットを把握した後にITアウトソーシングを導入しましょう。

またITアウトソーシングの業者選定において「その後を見据えた対応が出来る会社か?」も重要です。担当者の日常の業務を請け負うだけではなく、本来注力すべき業務である企業の未来を見据えた改善提案、システム要件定義などを会社として支援できる体制があるかどうかも重要な判断ポイントです。

そこでおすすめのサービスがネットブレインズのITアウトソーシングサービス『NBCSS』です。

NBCSSではまずお客様のIT環境の把握から始めます。IT環境を把握・理解するからこそ、お客様企業に合わせた改善提案が可能です。ご担当者様の負担軽減はもちろん、お客様に寄り添い未来を見据えたIT投資をご支援いたします。

 

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